Quando un’azienda si appresta a stimare e pianificare i flussi di cassa, spesso si affida a strumenti e metodi molto diversi: dai classici fogli Excel complessi e stratificati, fino a sistemi più strutturati e automatici.
Al di là dello strumento utilizzato, però, il punto di partenza dovrebbe essere sempre lo stesso: una visione corretta e completa del rendiconto finanziario previsionale.
Secondo i principi contabili internazionali (IAS/IFRS), i flussi di cassa devono essere ricondotti a tre grandi categorie:
- flussi della gestione caratteristica (o operativa): incassi da clienti al netto dei pagamenti a fornitori, dipendenti e imposte.
- flussi da attività di investimento e disinvestimento: che, sommati alla gestione caratteristica, determinano il Free Cash Flow from Operations.
- flussi di natura finanziaria: legati alla struttura finanziaria dell’impresa (accensione o rimborso di debiti, aumenti di capitale, dividendi).
Tra queste componenti, ce n’è una che più di tutte determina se l’azienda genera o distrugge liquidità con il proprio core business: la gestione caratteristica.
La gestione caratteristica: il cuore (e il problema) del cash flow
La gestione operativa comprende tutti i flussi monetari legati all’attività ordinaria dell’impresa. In forma semplificata, parliamo di:
- incassi operativi (principalmente da clienti)
- pagamenti operativi (fornitori, personale, imposte dirette e indirette)
Proprio perché è la componente più rilevante, è anche la più difficile da stimare in modo affidabile. Il motivo è semplice: i dati necessari spesso non risiedono in un’unica fonte aziendale.
Le fonti dei dati: tante, diverse e distribuite nel tempo
Anche limitandoci al solo breve periodo, le informazioni utili al calcolo dei flussi di cassa operativi provengono da più sistemi. In genere possiamo individuare tre grandi fonti:
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Scadenzario contabile – impatto sul breve termine
Lo scadenzario del sistema contabile rappresenta lo “zoccolo duro” dei dati di cash flow. Qui troviamo:
- fatture attive e passive
- date di incasso e pagamento previste
Dal punto di vista monetario, questa fonte ha l’impatto più immediato sul cash flow a breve termine, ma la sua capacità previsionale si esaurisce tipicamente in pochi mesi.
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ERP: ordini e DDT – impatto sul medio termine
Il sistema ERP (non sempre coincidente con la contabilità) fornisce informazioni fondamentali come:
- DDT di ingresso e uscita merce (future fatture)
- ordini clienti e fornitori ancora da evadere o ricevere
Questi dati colmano il vuoto temporale tra ciò che è già fatturato e ciò che lo sarà in futuro. Il loro impatto sul cash flow si distribuisce tra qualche settimana a diversi mesi.
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Budget – impatto sul medio-lungo termine
A completare il quadro c’è il sistema di budget, spesso separato sia dalla contabilità sia dall’ERP. Da qui derivano le previsioni su:
- vendite future stimate
- costi del personale
- imposte dirette e indirette
- altri costi strutturali
Il budget è rilevante anche nel breve periodo (soprattutto su voci di costo che non arrivano dalle fonti precedentemente stimate, come ad esempio i costi del personale), ma esprime tutto il suo valore sul lungo termine, tipicamente in quello che dovrebbe essere una logica rolling a 12 mesi (o anche maggiore se le previsioni di budget sono disponibili per un orizzonte temporale più ampio).
Orizzonte temporale e peso delle fonti: perché non contano tutte allo stesso modo
Se dividiamo l’orizzonte di pianificazione in:
- breve termine (settimane)
- medio termine (alcuni mesi)
- lungo termine (12 mesi rolling)
emerge chiaramente che ogni fonte dati ha un peso diverso sul cash flow:
- contabilità → massima affidabilità nel brevissimo periodo
- ordini e DDT (ERP) → maggiore rilevanza nel medio termine
- budget → elemento guida nel lungo periodo ma soggetto a più incertezza
La vera difficoltà non è solo raccogliere i dati, ma armonizzarli, raccordarli e mantenerli aggiornati nel tempo.
Il limite dei fogli Excel nella pianificazione dei flussi di cassa
Nella maggior parte delle aziende, questo lavoro di integrazione ricade ancora su complessi fogli di calcolo Excel. Il risultato?
- Dati che invecchiano rapidamente
- Elevato rischio di errori manuali
- Ore di lavoro dedicate al controllo e alla riconciliazione
- Scarsa affidabilità delle previsioni di cash flow
Excel diventa così un collo di bottiglia, soprattutto quando la complessità aziendale cresce.
Ready Finance: un unico strumento per governare il cash flow
Ready Finance nasce proprio per risolvere questo problema. È una soluzione cloud per la pianificazione finanziaria progettata per presidiare in modo strutturato il rendiconto finanziario e, in particolare, i flussi di cassa operativi.
Grazie a una tecnologia flessibile, Ready Finance è in grado di:
- collegarsi a più fonti dati contemporaneamente
- importare informazioni tramite tecnologie diverse: es. API, dati sui database di qualsiasi natura o semplici file CSV
- connettersi ai principali sistemi ERP, contabili e di budgeting già utilizzati in azienda
- applicare logiche di calcolo predefinite per trasformare ordini, DDT e Budget in flussi di cassa
Il risultato è una visione chiara e affidabile del cash flow, dal giorno successivo fino ai prossimi 12 mesi o più.
Dalla verifica dei dati alla decisione strategica
Con Ready Finance non devi più inseguire i numeri: il sistema si occupa della verifica, importazione e aggiornamento automatico dei dati, lasciandoti il tempo di concentrarti sulle decisioni strategiche.Se vuoi superare i limiti dei fogli Excel e portare la pianificazione del cash flow a un livello superiore, Ready Finance è lo strumento tecnico che mancava alla tua gestione finanziaria.
